Kurumsal e-posta sağlayıcısı seçerken ilk görülen bilgiler çoğunlukla kullanıcı fiyatı ve kutu kapasitesi oluyor. Oysa günlük işte farkı, eski yazışmalara ulaşabilmek, bir sorun çıktığında destek alabilmek ve hizmet değiştirirken arşivi geride bırakmamak belirliyor.
Şirketin çalışma düzeni bu nedenle fiyat listesinden önce geliyor. Outlook kullanan çalışanlar, ortak adresler, takvim paylaşımı ve mevcut arşiv aynı paketten farklı beklentiler doğurabilir. Bu sekiz konu, aynı ihtiyacı karşılayan teklifleri karşılaştırmaya yardımcı olur.
1. Alan adının sahipliği ve yönetim erişimi
Şirket alan adıyla kullanılan e-posta adreslerinde sağlayıcı değişikliği için alan adı yönetimine de erişim gerekir. Posta kutusunun parolasını bilmek, yönlendirmeyi değiştirebilme yetkisi anlamına gelmez.
Kayıt sahibi ve yönetim erişimi şirketin kontrolündeyse geçişi planlamak kolaylaşır. Alan adı başka bir firmanın hesabında duruyorsa erişim ve devir koşulları daha çok önem kazanır. E-posta hizmetiyle alan adı yönetimi aynı teklifte bulunsa bile farklı sorumluluklar taşır.
2. Kutu kapasitesi, arşiv ve yedekleme
Kota, kullanıcıların kutuda ne kadar veri tutabileceğini gösterir. Yedekleme ve geri yüklemeyle silinen veya sorun yaşayan veriye dönebilirsiniz. Büyük kutu kapasitesi tek başına geri dönüş güvencesi oluşturmaz.
Bir klasörü yanlışlıkla sildiğinizde hangi geçmişe dönebileceğinizi ve hangi ücreti ödeyeceğinizi hizmet koşullarında görebilirsiniz. Arşivi uzun süre saklama ihtiyacı da günlük kutu kapasitesinden farklı olabilir.
3. Eski mesajların ve kullanıcı cihazlarının taşınması
Yeni hesap açılmasıyla çalışanların yeni düzende çalışmaya başlaması aynı aşama değildir. Mesajlar, klasörler, yerel Outlook arşivleri, kişiler ve takvimler farklı işler gerektirebilir. Telefonda kalan eski hesap ayarı da kullanıcıyı önceki hizmete yönlendirmeye devam edebilir.
Durkon’un e-posta taşıma hizmetinde hesap ve cihaz kurulumlarını birlikte değerlendiriyoruz. IMAP ve arşiv taşıma yazısı da uygulamaya hesap eklemekle geçmiş mesajları aktarmak arasındaki ayrımı açıklıyor.
4. Outlook, telefon ve paylaşılan uygulamalar
“Outlook ile çalışıyor” ifadesi bazen yalnızca mesaj erişimini anlatır. Paylaşılan takvim, kişi listesi veya başka bir senkronizasyon ihtiyacı varsa kapsam değişebilir. Çalışanların kullandığı uygulamalar ile bekledikleri özellikler birlikte değerlendirildiğinde bu farklar ortaya çıkar.
Gerçek kullanıcı düzeniyle yapılan bir deneme, yalnızca özellik listesinin anlatamadığı ayrıntıları gösterebilir. Web tarayıcıda sorunsuz kullanılan bir özellik, çalışanın alıştığı uygulamada farklı biçimde çalışabilir.
5. Destek ekibinin üstlendiği işler
Çalışan mesaj gönderebildiği halde bazı müşteriler alamıyorsa sorun alan adı kayıtlarında, posta hizmetinde veya alıcı tarafta olabilir. Böyle bir durumda talebi kimin incelediği ve takibi kimin sürdürdüğü hizmetin günlük karşılığını belirler.
Destek kanallarını, çalışma saatlerini ve cihaz kurulumlarını bu ihtiyaçla birlikte değerlendirebilirsiniz. Şirketinizde BT personeli varsa görev paylaşımı onun çalışmasıyla uyumlu olabilir. Böyle bir ekip yoksa günlük hesap değişikliklerini kimin üstleneceği daha çok öne çıkar.
6. Gönderim kayıtları ve hesap güvenliği
Şirket alan adının SPF, DKIM ve DMARC kayıtları, gönderim düzeninin önemli parçalarıdır. Başka uygulamalar da şirketiniz adına e-posta gönderiyorsa yeni hizmetin kurulumu bu kaynakları da dikkate alır.
Alan adı e-posta kontrolü, mevcut herkese açık kayıtlara ilk bakışı sağlayabilir; bütün mesajların her alıcıya ulaşacağına dair garanti vermez. Hesap açma, parola işlemleri ve ayrılan çalışanın erişiminin kapanması da teknik kayıtların yanında günlük yönetim gerektirir.
7. Kurulumdan sonraki toplam maliyet
Kullanıcı sayısı ve kapasite eşit olduğunda paket fiyatları daha anlamlı karşılaştırılabilir. Taşıma, cihaz ayarı, ek kota ve desteğin dahil olup olmaması ise aynı görünen bedellerin farklı iş yükleri bırakmasına neden olabilir.
İlk yıl kampanyasından sonra farklı bir yenileme fiyatıyla karşılaşabilirsiniz. Vergi, ödeme dönemi ve kullanıcı sayısındaki değişiklikler de devam eden maliyeti etkiler. Durkon Posta paketlerinde ilk yıl ve yenileme bedellerini kullanım kapsamıyla birlikte değerlendirebilirsiniz.
8. Hizmetten ayrılırken verilere erişim
Şirket büyüdüğünde veya kullandığı uygulamalar değiştiğinde başka bir hizmete geçmek gerekebilir. Satın alma kararında mesajları dışarı aktarma yöntemini ve hesabın kapanma koşullarını da değerlendirebilirsiniz.
Alan adı erişimi, sunucudaki kutu ve yerel arşiv farklı kaynaklar olabilir. Hizmet sona ererken hangi veriye ne zamana kadar ulaşabileceğiniz açık olduğunda sonraki geçişi planlamak kolaylaşır. Hizmete başlarken desteği, ayrılırken devir sürecini aynı ölçüde değerlendirebilirsiniz.
Şirketinize uygun e-posta hizmeti
En uygun seçenek, her şirkette aynı sağlayıcı veya aynı paket olmaz. Kullanıcı sayısı, uygulamalar, arşiv ve destek ihtiyacı birlikte ele alındığında fiyatın karşılığında hangi işleri aldığınız daha açık hale gelir.
Durkon ekibiyle görüşmek isterseniz mevcut kullanımınız üzerinden ilerleyebiliriz. Hesapların kurulumu, gerekiyorsa taşıma ve sonraki destek için kapsamı birlikte değerlendiriyoruz.
kurumsal e-posta sağlayıcısı seçimi hakkında sorular
En ucuz kurumsal e-posta paketi daha mı avantajlı?
Aynı ihtiyacı ve hizmet kapsamını karşılayan teklifleri fiyatıyla karşılaştırabilirsiniz. Kota, taşıma, destek veya yenileme koşulları farklı olduğunda yalnızca başlangıç bedeli toplam maliyeti açıklamaz.
Sağlayıcı değişince e-posta adresleri de değişir mi?
Kendi alan adınızla kullandığınız adresleri hedef hizmette sürdürmek mümkün olabilir. Alan adı erişimi, hesapların hazırlanması ve yönlendirme geçiş planının parçalarıdır.
Durkon’dan teklif almak için hangi bilgiler yeterli?
Yaklaşık kullanıcı sayısı, mevcut sağlayıcı, kutu boyutları ve kullanılan uygulamalarla başlayabiliriz. Yerel arşiv veya ortak kutu gibi ihtiyaçlar da değerlendirmeye dahil olur.