Kurumsal e-posta seçimi, ilk bakışta fiyat karşılaştırmasına benziyor. Kullanıcı başına aylık şu kadar, şu kadar depolama. Oysa bu kararın maliyeti sözleşmeyi imzaladığınız gün değil, iki yıl sonra bir sorun çıktığında ortaya çıkıyor.
Aşağıdaki sekiz soru, sahada gördüğümüz pişmanlıkların hemen hepsini önceden yakalıyor. Hangi sağlayıcıyla konuşuyorsanız konuşun, cevapları yazılı olarak isteyin.
1. Alan adı kimin üzerinde kalıyor?
Bu, listedeki en önemli soru. Kurumsal e-posta adresiniz sizin alan adınıza bağlıysa, yarın sağlayıcıyı değiştirdiğinizde adresiniz değişmez. Alan adı sağlayıcının kontrolündeyse ya da hizmet paketiyle birlikte veriliyorsa, ayrılmak istediğinizde adresinizi kaybetme riskiyle karşılaşırsınız.
Kartvizitlerde, web sitesinde, sözleşmelerde ve müşterilerin rehberinde yazan bir adresi değiştirmenin bedeli, aylık abonelik farkının çok üzerindedir. Alan adının kayıt sahibi sizin şirketiniz olmalı ve yönetim paneline erişiminiz bulunmalı.
2. Veriler nerede tutuluyor ve KVKK'da muhatap kim?
E-posta kutularınız kişisel veri barındırıyor. Müşteri isimleri, telefonlar, sözleşme ekleri, özlük dosyaları. Bir veri ihlali yaşandığında ya da bir aydınlatma yükümlülüğü doğduğunda, verinin fiziksel olarak nerede durduğu ve sağlayıcıyla aranızdaki sözleşmenin ne dediği belirleyici olur.
Sorulacak somut şeyler: Veri hangi ülkede saklanıyor? Yurt dışına aktarım varsa hangi hukuki dayanakla yapılıyor? Sağlayıcıyla imzalanan sözleşme Türk hukukuna mı tabi? Bir talep geldiğinde kime, hangi dilde yazacaksınız?
Yurt dışı merkezli bir sağlayıcıyla çalışan şirketlerde en sık yaşanan sorun, ihlal ya da denetim anında muhatap bulamamak oluyor. Destek kanalı bilet sistemine bağlıysa ve yanıt İngilizce geliyorsa, KVKK'nın öngördüğü süreler içinde belge toplamak zorlaşır.
3. Arşiv ne kadar süre saklanıyor, yedek nerede?
Kutu boyutu ile arşiv aynı şey değil. Kullanıcı bir maili sildiğinde ne oluyor? Çöp kutusu kaç gün sonra boşalıyor? Silinen bir mesajı üç ay sonra geri getirmeniz gerekirse bu mümkün mü, kaç saatte oluyor?
Ticari uyuşmazlıklarda, personel çıkışlarında ve denetimlerde geriye dönük e-posta talebi olağan bir durumdur. Yedeğin sıklığını, saklama süresini ve geri yükleme süresini sözleşme aşamasında öğrenin.
4. Spam ve oltalama filtresi ne kadar derin?
Her sağlayıcı "gelişmiş anti-spam" diyor. Ayrıntıyı sorun. Filtre yalnızca itibar listelerine mi bakıyor, yoksa mesaj içeriğini ve bağlantıları da inceliyor mu? Ek dosyalar virüs taramasından geçiyor mu? Oltalama bağlantıları tıklama anında mı kontrol ediliyor, yoksa yalnızca teslim anında mı?
Bu ayrım önemli, çünkü oltalama saldırılarında bağlantı çoğu zaman teslim anında temiz görünür ve birkaç saat sonra zararlı hale getirilir.
5. Kimlik doğrulama kayıtlarını kim kuruyor?
SPF, DKIM ve DMARC kayıtları düzgün kurulmazsa gönderdiğiniz mailler karşı tarafın spam klasörüne düşer. Bu kayıtlar alan adınızın DNS tarafında yaşar, yani sağlayıcının paneli dışında bir yerde.
Sorun şu: birçok sağlayıcı "kaydı şuraya ekleyin" deyip belgeye yönlendiriyor. Teknik ekibi olmayan bir şirkette bu adım ya atlanıyor ya da yanlış yapılıyor. Kurulumu kimin üstlendiğini net olarak sorun. Konunun ayrıntısını ayrı bir yazıda ele aldık.
6. Destek kim, hangi dilde, ne kadar sürede?
E-posta arızası, bekleyebilecek bir arıza değil. Sabah dokuzda kutular açılmıyorsa şirketin tamamı durur.
Somut sorular: Telefonla ulaşabileceğiniz bir numara var mı, yoksa yalnızca bilet mi açılıyor? Kritik bir arızada yanıt süresi taahhüdü nedir ve sözleşmede yazıyor mu? Destek Türkçe mi? Aynı kişiyle mi görüşüyorsunuz, yoksa her seferinde durumu baştan mı anlatıyorsunuz?
Küçük ve orta ölçekli şirketlerde bu madde, fiyat farkından daha belirleyici çıkıyor.
7. Büyürseniz ne oluyor?
Bugün on kullanıcısınız, iki yıl sonra otuz olabilirsiniz. Kullanıcı eklemek anlık mı, yoksa paket değişikliği ve yeni sözleşme mi gerektiriyor? Kutu dolduğunda ne oluyor: mailler reddedilmeye mi başlıyor, yoksa uyarı alıp genişletebiliyor musunuz?
Bir de tersini sorun. Personel azalırsa kullanıcı sayısını düşürebiliyor musunuz, yoksa yıllık taahhüt nedeniyle kullanmadığınız kutulara ödemeye devam mı ediyorsunuz?
8. Ayrılmak isterseniz ne olur?
Kimse hizmete başlarken çıkışı düşünmüyor, oysa en pahalı sürpriz burada çıkıyor. Verilerinizi standart bir biçimde dışa aktarabiliyor musunuz? Bu işlem ek ücrete mi tabi? Hesap kapandıktan sonra veriler ne kadar süre erişilebilir kalıyor?
Cevabı belirsiz bırakılan her madde, ileride pazarlık gücünüzü azaltır. Girişi kolay, çıkışı zor kurgulanmış hizmetlerde yıllar sonra fiyat artışına itiraz edemez hale gelirsiniz.
Hiçbiri fiyatla ilgili değil. Fiyat karşılaştırması ancak bu sekiz maddenin cevabı iki sağlayıcıda da aynıysa anlamlı olur. Cevaplar farklıysa aynı şeyi karşılaştırmıyorsunuz demektir.
Karar verirken pratik bir yöntem
Bu sekiz soruyu bir tabloya yazın, konuştuğunuz her sağlayıcı için cevapları yanına ekleyin. Sözlü olarak alınan cevapları teklif metnine yazdırın. "Elbette yapıyoruz" cevabının sözleşmede karşılığı yoksa, sorun çıktığında dayanağınız olmaz.
Şirketlerin çoğu üçüncü ya da dördüncü soruda tabloyu doldurmakta zorlanıyor, çünkü sağlayıcının kendisi de net cevap veremiyor. Bu, başlı başına bir bilgidir.
Durkon Posta tarafında bu sekiz maddenin cevabını sözleşme öncesinde yazılı paylaşıyoruz. Hâlihazırda başka bir sağlayıcıdaysanız ve geçişin nasıl işlediğini merak ediyorsanız, taşıma sürecini adım adım anlattığımız sayfaya göz atabilirsiniz.
Kendi tablonuzu birlikte dolduralım
Kaç kullanıcınız olduğunu ve bugün nerede olduğunuzu söyleyin, bu sekiz maddeyi sizin durumunuz için yazılı olarak cevaplayalım.
Ücretsiz Değerlendirme İsteyin