Yandex'in ücretsiz kurumsal e-posta dönemi kapandıktan sonra Türkiye'de çok sayıda şirket aynı anda aynı soruyu sormaya başladı: şimdi ne yapacağız?
Soru göründüğünden zor, çünkü karar yalnızca aylık bir abonelik seçmekten ibaret değil. Yıllara yayılmış yazışmalar, müşteri kayıtları, teklif ve fatura arşivi o kutularda duruyor. Yanlış seçim bir yıl sonra ikinci bir taşıma demek.
Bu yazıda seçenekleri tek tek, olduğu gibi anlatıyoruz. Hangisinin size uyduğu şirketinizin büyüklüğüne, teknik ekibinizin olup olmadığına ve KVKK tarafında nasıl bir muhatap istediğinize göre değişiyor.
Önce şunu netleştirelim: adresinizi kaybetmiyorsunuz
En çok karşılaştığımız endişe bu. Kurumsal e-posta adresiniz siz@firmaniz.com biçimindeyse, adresin sahibi Yandex değil, alan adınız. Yani sağlayıcı değiştirmek adresinizi değiştirmez.
Değişen tek şey, o adrese gelen postaların hangi sunucuda tutulduğu. Bunu DNS tarafındaki MX kaydı belirler, kaydı da alan adı panelinizden yönetirsiniz. Kartvizitleriniz, web sitenizdeki iletişim bilgileri ve e-posta imzalarınız olduğu gibi kalır.
Kaybedebileceğiniz şey adres değil, arşiv. Eski kutulardaki yazışmalar yeni sisteme aktarılmazsa geride kalır. Bu yüzden seçenekleri değerlendirirken "taşıma nasıl yapılacak" sorusunu baştan sormak gerekiyor.
Seçenek 1: Yandex'in ücretli planında kalmak
En az emek isteyen yol. Hiçbir şey taşımıyorsunuz, kutular olduğu yerde kalıyor, yalnızca ödemeye başlıyorsunuz.
Ne zaman mantıklı: Kullanıcı sayınız çok azsa, arşiviniz kritik değilse ve mevcut kurulumdan memnunsanız değiştirmemek makul bir karar.
Nelere bakmak gerekir: Faturalandırmanın hangi para biriminde yapıldığı ve resmi Türk faturası alıp alamayacağınız muhasebe tarafında sorun çıkarabiliyor. Bir de destek meselesi var: kurumsal bir arızada kime, hangi dilde ve ne kadar sürede ulaşabildiğiniz, kutular açılmadığı bir sabah çok önemli hale geliyor.
Seçenek 2: Google Workspace veya Microsoft 365
Dünya çapında en yaygın iki seçenek. İkisi de olgun, güvenilir ve zengin özellikli.
Ne zaman mantıklı: Şirketiniz zaten o ekosistemin içindeyse mantıklı olur. Ekibiniz Google Dokümanlar üzerinde çalışıyorsa Workspace, Office ve Teams kullanıyorsanız Microsoft 365 doğal bir devam olur. E-postayı ofis paketiyle birlikte alıyorsunuz.
Nelere bakmak gerekir: Maliyet kullanıcı başına hesaplanır ve ihtiyacınız olmayan bir sürü uygulamayı da içerir. Yirmi kişilik bir şirkette yalnızca e-posta için tam paket alırsanız, kullanmadığınız modüllere de ödeme yaparsınız.
İkinci konu destek. Her iki firmada da standart destek genellikle bilet sistemi üzerinden yürüyor. Aciliyeti siz belirlemiyorsunuz ve karşınızdaki kişi şirketinizi tanımıyor.
Üçüncüsü KVKK. Verinin hangi bölgede tutulduğu, yurt dışına aktarımın hangi dayanakla yapıldığı ve bir denetim ya da ihlal anında kime yazacağınız, sözleşme aşamasında netleştirilmesi gereken başlıklar.
Seçenek 3: Hosting paketinizle gelen e-posta
Web sitenizin barındığı cPanel ya da Plesk panelinde e-posta hesabı açmak mümkün ve çoğu zaman ek ücret istemez.
Ne zaman mantıklı: Bir veya iki kişilik yapılarda, günde birkaç mail alıp gönderiyorsanız iş görür.
Nelere bakmak gerekir: Burada iki gerçek risk var. Birincisi teslim edilebilirlik. Paylaşımlı hosting sunucuları çok sayıda siteyi barındırır ve aynı IP'yi kullanan başka bir hesabın toplu gönderimi sizin gönderen itibarınızı da düşürür. Sonuç, teklif maillerinizin karşı tarafın spam klasöründe bulunması olur.
İkincisi yedekleme ve arşiv. Hosting paketlerinde e-postanın yedeği genellikle sitenin yedeğiyle birlikte alınır, tek bir kutuyu geri getirmek pratikte zor. Kota dolduğunda gelen mailler reddedilmeye başlar ve çoğu zaman bunu geç fark edersiniz.
Kurumsal e-postayı web sitesiyle aynı sunucuya koymak, iki farklı riski tek noktada topluyor. Site bir saldırı ya da yoğunluk nedeniyle sorun yaşadığında e-posta trafiğiniz de etkilenir. Site ve e-posta altyapısını ayırmak, maliyeti çok artırmadan riski belirgin şekilde düşürür.
Seçenek 4: Kendi posta sunucunuzu kurmak
Teknik olarak mümkün ve tam kontrol sağlar. Ancak posta sunucusu işletmek kurmakla bitmeyen bir iş.
Ne zaman mantıklı: Kendi sistem yöneticisi olan, verinin fiziksel olarak nerede durduğuna dair katı politikası bulunan yapılarda anlamlı olabilir.
Nelere bakmak gerekir: Spam filtresinin sürekli güncellenmesi, IP itibarının korunması, sertifika yenilemeleri, yedekleme ve güvenlik yamaları düzenli emek ister. Bir de IP itibarı meselesi var: yeni bir IP adresinden gönderim yapmaya başladığınızda büyük sağlayıcılar sizi bir süre şüpheyle karşılar. Bu süreci yönetmek deneyim gerektirir.
Seçenek 5: Yerel bir kurumsal e-posta sağlayıcısı
Türkiye'de konumlanmış, kurumsal e-postayı asıl işi olarak yapan sağlayıcılar. Durkon Posta bu kategoride.
Ne zaman mantıklı: Ofis paketine değil e-postaya ihtiyacınız varsa, Türkçe ve telefonla ulaşılabilir bir destek istiyorsanız, KVKK tarafında sözleşmeli ve yerel bir muhatap arıyorsanız bu yön mantıklı olur.
Nelere bakmak gerekir: Sağlayıcının yalnızca kutu satıp satmadığına bakın. Taşımayı kim yapıyor, DNS kayıtlarını kim düzenliyor, cihaz kurulumlarını kim üstleniyor? Bu adımları size bırakıyorlarsa, ucuz görünen paket toplamda daha pahalıya gelir.
Karar verirken hangi soruları sormalı
Hangi yönü seçerseniz seçin, aşağıdaki beş sorunun cevabını yazılı olarak alın.
Arşivim taşınacak mı, kim taşıyacak? Eski kutulardaki yazışmaların aktarımı pakete dahil mi, ayrı bir proje bedeli mi çıkacak?
Geçiş sırasında kesinti olacak mı? Eski ve yeni kutu bir süre birlikte çalışacak mı, yoksa yönlendirme bir anda mı değişecek? Aradaki boşlukta gelen mailler nereye düşer?
SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını kim kuruyor? Bu üç DNS kaydı düzgün kurulmazsa gönderdiğiniz mailler karşı tarafın spam klasörüne düşer. Konunun ayrıntısını ayrı bir yazıda ele aldık.
Bir arızada kime ulaşacağım? Telefon numarası mı, bilet sistemi mi? Yanıt süresi sözleşmede yazıyor mu?
Yarın ayrılmak istersem ne oluyor? Verilerinizi standart biçimde dışa aktarabiliyor musunuz? Bu sorunun cevabı belirsizse pazarlık gücünüzü baştan kaybedersiniz.
Bu soruları daha ayrıntılı bir kontrol listesi halinde sağlayıcı seçimi yazımızda topladık.
Geçiş gerçekte nasıl işliyor?
Taşıma korkulduğu kadar karmaşık değil, ama sırası önemli. Doğru sıra şöyle işler.
Önce yeni tarafta aynı adreslerle hesapları açarsınız. Bu aşamada eski kutunuz çalışmaya devam eder, hiçbir şey durmaz. Sonra mevcut e-postalar IMAP üzerinden yeni kutulara kopyalanır. Kopyalama yöntemi kullanıldığı için eski kutunuzdaki veriler olduğu yerde kalır. Klasör yapısı ve okundu bilgisi korunur.
Aktarım tamamlanıp yeni kutular kontrol edildikten sonra MX kaydı değiştirilir. En son Outlook, telefon ve tabletler yeni hesaba göre yapılandırılır.
Kritik nokta şu: yönlendirme, aktarım bitmeden değiştirilmemeli. Aksi halde e-postaların eski kutuya mı yeni kutuya mı düştüğünün belirsiz olduğu bir ara dönem oluşur ve kayıplar tam burada yaşanır.
Tipik bir geçiş 1 ile 3 iş günü sürer. Süreyi belirleyen iki şey var: hesap sayısı ve kutuların büyüklüğü. Adım adım süreci Yandex Mail taşıma sayfamızda anlattık.
Sık sorulan sorular
Yandex kurumsal mail gerçekten ücretli mi oldu?
Yandex, kendi alan adınızla ücretsiz kurumsal e-posta kullanma dönemini sonlandırdı. Kurumsal kullanım artık ücretli planlar üzerinden yürüyor. Güncel koşulları Yandex kendi sayfalarından duyuruyor.
Yandex Mail yerine ne kullanabilirim?
Beş yön var: Yandex'in ücretli planında kalmak, Google Workspace, Microsoft 365, hosting paketinizin e-postası ya da yerel bir kurumsal e-posta sağlayıcısı. Seçim, kullanıcı sayınıza, ofis paketine ihtiyacınız olup olmadığına ve destek beklentinize göre değişir.
Geçerken e-posta adresim değişir mi?
Hayır. Alan adı sizin olduğu için adresleriniz aynı kalır. Değişen tek şey postaların hangi sunucuda tutulduğudur.
Eski e-postalarımı kaybeder miyim?
Doğru yöntemle taşındığında hayır. Aktarım kopyalama ile yapıldığında eski kutunuzdaki veriler siz onaylayana kadar yerinde durur. Gelen kutusu, gönderilmiş öğeler, oluşturduğunuz klasörler, ekler ve okundu bilgisi korunur.
Taşıma sırasında e-posta almayı durdurur muyum?
Eski ve yeni kutu bir süre birlikte çalıştırıldığında hayır. Yönlendirme ancak aktarım tamamlanıp yeni kutular doğrulandıktan sonra değiştirilir, böylece geçiş sırasında size yazan kimse boşluğa düşmez.
Sadece Yandex'ten mi taşıma yapılıyor?
Hayır. Google Workspace, Microsoft 365, cPanel veya Plesk üzerindeki hosting mailleri ve kendi sunucunuzdaki sistemlerden de taşıma yapılabilir. Süreç aynı mantıkla işler.
Taşımadan önce mevcut kayıtlarınızı görün Alan adınızı ücretsiz kontrol aracına yazın. Taşıma sırasında hangi kayıtların yeniden yazılması gerektiği baştan belli olur.Nereden başlamalı
Karar vermeden önce iki şeyi çıkarın: kaç kullanıcınız var ve kutularınızın toplam boyutu ne kadar. Bu iki sayı, hem maliyeti hem geçiş süresini belirleyen ana girdiler.
Ardından yukarıdaki beş soruyu konuştuğunuz her sağlayıcıya sorun ve cevapları teklif metnine yazdırın. Sözlü olarak alınan "elbette yapıyoruz" cevabının, sorun çıktığında bir karşılığı olmuyor.
Yandex'ten çıkışı planlamak ister misiniz?
Kaç hesabınız olduğunu söyleyin, Durkon ekibi size özel geçiş planını ve teklifi 1 iş günü içinde yazılı olarak paylaşsın. Taahhüt yok.
Taşıma Sürecini İnceleyin